Buku mutasi
Halaman ini untuk chief/danru, supervisor, dan admin yang ingin membaca buku jaga pos tanpa harus datang ke lokasi. Semua yang biasa ditulis petugas di buku mutasi kertas (kontrol rutin, tamu, kendaraan, barang keluar-masuk, kejadian) tercatat di sini, lengkap dengan jam, nama petugas, dan foto bila ada. Serah terima jaga beserta kondisi barang inventaris juga tampil di halaman yang sama.
Buka menu Laporan → Buku mutasi.
Ringkasan hari itu
Section titled “Ringkasan hari itu”Tiga kotak di bagian atas merangkum hari yang sedang dibuka:
- Catatan mutasi: jumlah seluruh catatan hari itu, dengan keterangan berapa di antaranya berkategori kejadian.
- Serah terima diterima: berapa serah terima jaga yang sudah diterima pengganti dari seluruh serah terima hari itu, mis.
6/6. Kotak ini berwarna kuning bila masih ada yang menunggu diterima. - Barang bermasalah: jumlah barang yang saat serah terima tercatat rusak, hilang, atau jumlahnya nol. Kotak berwarna kuning bila angkanya lebih dari nol.
Membaca catatan per hari
Section titled “Membaca catatan per hari”Buku mutasi dibaca per hari, berurutan dari pagi ke malam, persis seperti membalik halaman buku jaga. Setiap catatan menampilkan:
- Jam kejadian di pos.
- Kategori catatan.
- Nama petugas yang mencatat, dan nama lokasi bila Anda sedang melihat Semua lokasi.
- Isi catatan.
- Foto lampiran bila ada. Klik foto untuk membukanya ukuran penuh.
Petugas memilih salah satu kategori berikut saat mencatat:
| Kategori | Contoh isi |
|---|---|
| Kontrol rutin | Terima pos, situasi aman, keliling area. |
| Tamu | Tamu datang atau pulang, keperluannya. |
| Kendaraan | Kendaraan masuk atau keluar, nomor polisi. |
| Barang keluar/masuk | Barang dibawa keluar atau dikirim masuk, beserta suratnya. |
| Kejadian | Hal di luar kebiasaan yang perlu dicatat. |
| Lainnya | Catatan yang tidak masuk kategori lain. |
Untuk alur pengisian di sisi petugas, lihat Buku mutasi untuk petugas.
Pindah hari dan menyaring
Section titled “Pindah hari dan menyaring”- Tab kategori (Semua, Kontrol rutin, Tamu, Kendaraan, Barang keluar/masuk, Kejadian, Lainnya), masing-masing dengan jumlah catatan hari itu.
- Kotak Cari isi catatan atau nama petugas. Pencarian juga berlaku untuk serah terima.
- Pilihan lokasi (Semua lokasi atau satu lokasi).
- Tombol panah kiri dan kanan untuk pindah ke hari sebelumnya atau berikutnya, kotak tanggal untuk melompat ke tanggal tertentu, dan Hari ini untuk kembali ke hari ini.
Klik Cari setelah mengubah kotak tanggal atau lokasi. Tanggal yang sedang dibuka tertulis lengkap di kanan bilah saringan, mis. “Jumat, 2 Oktober 2026”. Tanggal di masa depan tidak bisa dipilih.
Satu tampilan memuat paling banyak 300 catatan. Bila lebih, muncul keterangan di bawah daftar; pilih satu lokasi atau satu kategori untuk melihat sisanya.
Catatan bertanda “dicatat tanpa sinyal”
Section titled “Catatan bertanda “dicatat tanpa sinyal””Sebagian catatan memiliki baris kecil seperti Terkirim 03.00 keesokan harinya · dicatat tanpa sinyal. Ini normal. Artinya petugas menulis catatan itu saat HP-nya tidak mendapat sinyal. Aplikasi menyimpannya di HP lalu mengirimkannya otomatis begitu sinyal kembali.
- Jam di kiri catatan adalah jam kejadian di pos, sesuai saat petugas menulisnya.
- Jam Terkirim adalah saat catatan itu sampai ke sistem.
- Penanda ini muncul bila selisih keduanya lebih dari 15 menit.
Penanda ini membantu Anda membedakan catatan yang memang ditulis di tempat saat sinyal hilang dari catatan yang ditulis belakangan. Tidak perlu tindakan apa pun. Penjelasan lengkapnya ada di Saat sinyal hilang.
Serah terima jaga
Section titled “Serah terima jaga”Di bawah daftar catatan ada bagian Serah terima jaga. Petugas yang pulang menyerahkan pos beserta barang-barangnya dari aplikasi, lalu petugas pengganti memeriksa dan menerimanya. Lihat Serah terima jaga untuk sisi petugas.
Setiap kartu serah terima menampilkan:
- Nama petugas yang menyerahkan dan nama penerimanya, atau Menunggu diterima bila belum ada pengganti yang menerima.
- Status Diterima atau Menunggu.
- Jam diserahkan dan jam diterima.
- Penanda barang bermasalah bila ada barang yang perlu perhatian.
- Tabel Barang, Jumlah, dan Kondisi. Kondisi berupa Baik, Rusak, atau Hilang. Baris barang yang rusak, hilang, atau jumlahnya nol diberi latar kuning.
- Catatan penyerah dan Catatan penerima, bila diisi.
Serah terima yang menunggu lebih dari dua hari tidak lagi ditawarkan kepada petugas pengganti.
Berbagi dengan klien
Section titled “Berbagi dengan klien”Klien yang punya akun bisa membaca catatan mutasi dan status serah terima lokasinya untuk kemarin dan hari ini di Portal klien. Bagian itu baru muncul di portal setelah ada catatan.