Buku mutasi
Buku mutasi adalah pengganti buku jaga kertas di meja pos. Semua petugas yang berjaga di lokasi yang sama menulis di buku yang sama, jadi regu berikutnya langsung tahu apa yang terjadi sebelumnya. Pengawas di kantor juga membacanya.
Buku mutasi diisi saat bertugas. Bila Anda belum absen masuk, layarnya bertuliskan Buku mutasi diisi saat bertugas.
Menulis catatan
Section titled “Menulis catatan”- Di beranda, ketuk tombol pintas Buku mutasi.
- Pilih Jenis catatan (lihat tabel di bawah).
- Tulis isinya di kolom Catatan. Contoh isian tampil samar di kolom sesuai jenis yang dipilih.
- Bila perlu, ketuk Tambah foto (opsional) untuk memotret, misalnya pelat kendaraan atau barang yang dibawa keluar.
- Ketuk Catat. Muncul tulisan Tercatat di buku mutasi.
Jenis catatan yang terakhir dipilih tidak berubah setelah mencatat. Jadi bila tamu atau kendaraan datang beruntun, Anda tinggal menulis catatan berikutnya.
Jenis catatan
Section titled “Jenis catatan”| Jenis | Kapan dipakai | Yang perlu ditulis |
|---|---|---|
| Kontrol rutin | Selesai keliling atau memeriksa area | Area yang diperiksa dan situasinya |
| Tamu | Ada tamu masuk atau keluar | Nama, keperluan, bertemu siapa, jam masuk |
| Kendaraan | Kendaraan masuk atau keluar | Pelat nomor, jenis kendaraan, pengemudi, masuk atau keluar |
| Barang keluar/masuk | Barang dibawa keluar atau masuk | Jenis dan jumlah barang, dibawa siapa, keluar atau masuk, surat jalan |
| Kejadian | Ada kejadian di pos | Apa yang terjadi, di mana, tindakan yang diambil |
| Lainnya | Hal lain yang perlu dicatat | Catatan singkat yang jelas |
Satu catatan paling banyak 1.000 karakter. Tulis satu peristiwa per catatan.
Contoh catatan yang baik
Section titled “Contoh catatan yang baik”Kontrol rutin
Kontrol keliling area parkir basement dan gudang belakang. Semua pintu terkunci, lampu menyala, situasi aman.
Tamu
Bp. Hendra (PT Sinar Teknik), keperluan servis AC lantai 5, bertemu Ibu Rina bagian GA. Masuk 09.15, kartu tamu no. 07.
Kendaraan
B 1234 KXT, truk boks putih, sopir Pak Darto. Masuk 13.40 untuk bongkar barang di loading dock.
Barang keluar/masuk
Keluar: 2 unit monitor dan 1 CPU, dibawa Sdr. Agus (IT). Surat izin keluar barang no. 045/GA/X ditandatangani Ibu Rina. Barang dicocokkan, sesuai.
Catatan yang kurang jelas seperti “ada tamu” atau “truk keluar” tidak membantu bila nanti ada pertanyaan. Selalu tulis siapa, apa, kapan, dan dokumen pendukungnya.
Membaca buku mutasi
Section titled “Membaca buku mutasi”Di bawah formulir ada daftar catatan pos Anda: Sejak awal shift (bila shift Anda dimulai kemarin, misalnya jaga malam) atau Hari ini di pos. Setiap baris menunjukkan jam, jenis catatan, dan penulisnya. Catatan Anda sendiri ditandai Anda. Catatan dari sebelum tengah malam diberi keterangan kemarin.
Baca catatan regu sebelumnya di awal shift, terutama tamu yang belum keluar dan barang yang belum kembali. Daftar menampilkan 100 catatan terbaru.
Foto hanya bisa dibuka pada catatan Anda sendiri. Catatan petugas lain yang berfoto cukup ditandai Dengan foto.
Bila sinyal hilang
Section titled “Bila sinyal hilang”Catatan tetap bisa ditulis. Muncul tulisan Tersimpan di perangkat. Terkirim otomatis saat ada sinyal. dan catatan itu tampil di kotak Belum terkirim. Jangan menulis ulang catatan yang sama; catatan itu akan pindah ke buku begitu terkirim. Jam yang tercatat tetap jam saat Anda menulisnya, bukan jam terkirim.
Bila muncul Penyimpanan perangkat penuh, hapus fotonya lalu coba lagi, atau tunggu sinyal. Baca juga Saat sinyal hilang.